Busca de documentos na Itália e em Portugal: como funciona nosso trabalho?

Localizar uma certidão no exterior pode ser simples quando todos os dados são conhecidos — ou exigir uma verdadeira pesquisa genealógica quando ainda existem lacunas na história da família.

O trabalho do Cadê Minha Certidão consiste em localizar registros civis, religiosos e outras fontes documentais principalmente na Itália e em Portugal, confirmar os dados encontrados e, quando contratado, providenciar a obtenção das certidões necessárias.

Os documentos podem ser utilizados em processos de cidadania, transcrições de estado civil, pesquisas familiares ou outras finalidades. Cada caso, porém, exige uma estratégia diferente.

0. Antes de começar: qual é a finalidade da busca?

Antes de solicitar uma pesquisa ou uma nova via de uma certidão, é importante saber para que o documento será utilizado.

Em processos de cidadania, por exemplo, as regras podem mudar e nem todo antepassado localizado necessariamente gera hoje um direito ao reconhecimento.

Por isso, recomendamos confirmar previamente o enquadramento do caso antes de investir na emissão de diversas certidões, traduções ou apostilamentos.

1. Coleta das informações

O primeiro passo é reunir tudo o que já se sabe sobre a pessoa que estamos procurando.

• Nome completo do antepassado e possíveis variações do nome;
• Nome dos pais e, quando conhecido, do cônjuge;
• Data de nascimento ou ano aproximado;
• Data e local de casamento, quando conhecidos;
• Localidade de origem: Comune, província ou região na Itália; freguesia, concelho ou distrito em Portugal;
• Cópias de certidões, documentos antigos, registros de imigração ou qualquer outra fonte já existente na família;
• Tipo de registro que se deseja localizar: nascimento, batismo, casamento, óbito ou outro;
• Finalidade para a qual o documento será utilizado.

Busca documental ou pesquisa genealógica?

São trabalhos relacionados, mas não exatamente iguais.

Na busca documental, já existem informações suficientes para identificar o registro procurado. Por exemplo: sabemos o nome, a data aproximada e o Comune italiano onde a pessoa nasceu.

Na pesquisa genealógica, faltam informações essenciais e precisamos reconstruir parte da história familiar antes de chegar ao documento desejado.

Um exemplo comum é quando a família sabe apenas que o bisavô “veio da Itália”, mas desconhece completamente a cidade onde nasceu. Nesse caso, antes de solicitar uma certidão a um Comune, precisamos primeiro descobrir qual Comune procurar.

2. Localização do registro

Depois de analisar os dados disponíveis, iniciamos a busca nas fontes adequadas ao período, à localidade e ao tipo de documento.

Na Itália, isso pode envolver Comuni, paróquias, arquivos diocesanos, Archivi di Stato e outras fontes históricas.

Em Portugal, a pesquisa pode envolver Conservatórias do Registo Civil, Arquivos Distritais, registros paroquiais e outras fontes documentais.

Nem todos os registros estão disponíveis online. Dependendo da época e da localidade, podem ser necessários contatos administrativos, consultas a livros digitalizados ou pesquisas em arquivos que ainda não possuem todos os seus acervos indexados.

3. Confirmação do registro encontrado

Encontrar uma pessoa com o mesmo nome não significa que encontramos o antepassado correto.

Antes de solicitar uma certidão, comparamos informações como filiação, datas, casamento, localidade e outros elementos disponíveis na documentação da família.

Essa etapa é especialmente importante em pesquisas antigas, nas quais nomes iguais ou muito semelhantes podem aparecer diversas vezes na mesma região.

4. Solicitação da certidão

Depois de localizado e confirmado o registro, verificamos qual documento deve ser solicitado ao órgão responsável.

O formato da certidão pode variar conforme a finalidade. Um documento necessário apenas para pesquisa pode não ser o mesmo formato exigido posteriormente por um Consulado, Comune, Conservatória, tribunal ou outro órgão.

Por isso, sempre que possível, é recomendável confirmar previamente qual tipo de certidão será necessário antes de solicitar novas vias.

E quanto tempo demora?

Não existe um prazo único para todas as buscas.

O tempo pode variar conforme o país, a localidade, a época do registro, o órgão responsável, a quantidade de informações disponíveis e a necessidade ou não de pesquisa genealógica.

Uma solicitação em que já sabemos exatamente onde está o registro é muito diferente de uma pesquisa em que ainda precisamos descobrir a localidade de nascimento do antepassado.

Por isso, o prazo estimado é informado de acordo com as características de cada serviço.

5. Apostilamento, tradução e outras formalidades

Depois da emissão, alguns documentos podem precisar de formalidades adicionais de acordo com o país e a finalidade em que serão utilizados.

O apostilamento não é automaticamente necessário para todo documento. Uma certidão italiana destinada a uma autoridade italiana, por exemplo, não precisa ser apostilada simplesmente porque o requerente mora no Brasil.

Da mesma forma, a necessidade de tradução depende do idioma do documento e das exigências da autoridade que irá recebê-lo.

Quando essas etapas fizerem parte do serviço contratado, elas serão avaliadas de acordo com a finalidade informada pelo cliente.

Veja também nosso guia sobre a Apostila de Haia.

6. Conferência e entrega

Quando recebemos o documento, realizamos uma conferência inicial e podemos enviar uma cópia digital para que o cliente também verifique os dados antes do envio físico, quando houver.

Quando o original precisar ser enviado, utilizamos uma modalidade de transporte internacional rastreável e fornecemos o respectivo código de acompanhamento.

Em documentos eletrônicos, quando admitidos para a finalidade pretendida, a entrega pode ser realizada digitalmente.

E se o registro não for encontrado?

Nem toda pesquisa documental termina imediatamente com a localização de uma certidão.

Às vezes os dados fornecidos apontam para uma localidade incorreta, o registro pode estar em outra jurisdição ou pode ser necessário investigar gerações anteriores e outros documentos para encontrar novas pistas.

Nessas situações, a busca documental pode evoluir para uma pesquisa genealógica mais aprofundada. Quando isso acontece, avaliamos as informações encontradas e as possibilidades de continuidade da pesquisa antes de avançar para novas etapas.

Pronto para começar sua busca?

Envie tudo o que você já sabe sobre o seu antepassado. Mesmo informações que pareçam pouco importantes podem ajudar a reconstruir a trajetória da família.