Apostila de Haia: o que é, para que serve e quando é necessária?

A Apostila de Haia simplifica o uso de documentos públicos entre os países que fazem parte da Convenção da Apostila.

O que é a Convenção da Apostila de Haia?

A Convenção da Apostila de Haia é um tratado internacional criado para simplificar a legalização de documentos públicos destinados a produzir efeitos no exterior.

Antes da Convenção, documentos utilizados em outro país frequentemente precisavam passar por procedimentos de legalização diplomática ou consular. Entre os países em que a Convenção está em vigor, esse procedimento é substituído, em regra, pela Apostila de Haia.

No Brasil, a Convenção entrou em vigor em 14 de agosto de 2016 e o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) é a autoridade responsável pela sua regulamentação e funcionamento.

Brasil, Itália e Portugal fazem parte da Convenção, razão pela qual a Apostila é muito utilizada na preparação de documentos brasileiros destinados a processos realizados nesses países.

O que é a Apostila de Haia?

A Apostila é um certificado que comprova a origem de um documento público para que ele possa ser apresentado em outro país participante da Convenção.

Ela certifica, conforme o caso, a autenticidade da assinatura existente no documento, a qualidade em que a pessoa que o assinou atuou e a identidade do selo ou carimbo utilizado.

A Apostila não certifica que as informações contidas no documento são verdadeiras e também não garante, sozinha, que determinado documento será aceito pela autoridade estrangeira.

A autoridade que receberá o documento continua podendo estabelecer requisitos próprios quanto ao tipo de certidão, forma de emissão, prazo de emissão, tradução ou outras formalidades.

A Apostila de Haia tem prazo de validade?

A Apostila não possui prazo próprio de validade.

No entanto, ela também não altera nem prolonga a validade do documento ao qual está vinculada.

Além disso, alguns procedimentos podem exigir documentos emitidos recentemente. Por exemplo, uma autoridade pode exigir uma certidão de nascimento emitida há menos de determinado período. Nesse caso, a exigência diz respeito à certidão, e não à validade da Apostila.

Quando é necessário apostilar um documento?

A Apostila é utilizada quando um documento público emitido em um país participante da Convenção precisa produzir efeitos em outro país em que a Convenção também esteja em vigor.

Um exemplo bastante comum para nossos clientes é uma certidão brasileira de nascimento, casamento ou óbito destinada a um procedimento na Itália ou em Portugal.

Nesse caso, quando o procedimento exigir a legalização daquele documento, a certidão brasileira deverá ser apostilada no Brasil.

O mesmo princípio funciona no sentido inverso: um documento público italiano destinado ao Brasil deve ser apostilado na Itália, enquanto um documento português destinado ao Brasil deve ser apostilado em Portugal.

Apostilamento e tradução são a mesma coisa?

Não. São procedimentos diferentes.

A Apostila certifica a origem do documento. A tradução permite que o conteúdo seja compreendido e utilizado no idioma exigido pela autoridade estrangeira.

Um documento brasileiro destinado à Itália, por exemplo, poderá precisar tanto do apostilamento quanto de tradução para o italiano, conforme o procedimento em que será utilizado.

Já documentos brasileiros destinados a Portugal estão originalmente redigidos em língua portuguesa, mas outras formalidades podem ser exigidas de acordo com o tipo de processo.

Por isso, é importante verificar os requisitos do procedimento antes de realizar traduções e apostilamentos. Isso pode evitar gastos desnecessários.

Existe Apostila de Haia eletrônica?

Sim. O sistema brasileiro de apostilamento foi modernizado e hoje permite a emissão de Apostila Eletrônica.

Documentos eletrônicos que atendam aos requisitos estabelecidos pelo CNJ e estejam devidamente assinados eletronicamente podem ser apostilados sem que precisem ser impressos em papel.

Nesses casos, o documento e a Apostila formam um arquivo eletrônico único, assinado pela autoridade apostilante, que pode ser enviado eletronicamente ao solicitante.

Como conferir se uma Apostila brasileira é autêntica?

As Apostilas emitidas no Brasil possuem mecanismos eletrônicos de verificação.

O QR Code existente na Apostila permite que a autoridade destinatária consulte os dados do apostilamento e verifique sua autenticidade. A conferência também pode ser feita utilizando o código alfanumérico da Apostila no sistema disponibilizado pelo CNJ.

Esse mecanismo permite inclusive consultar eletronicamente o documento associado à Apostila.

Onde apostilar documentos no Brasil?

O apostilamento é realizado por cartórios autorizados.

O documento não precisa, necessariamente, ser apostilado no mesmo Estado em que foi emitido. Uma certidão emitida em Minas Gerais, por exemplo, pode ser apostilada por uma serventia autorizada localizada em outro Estado.

No entanto, a autoridade apostilante precisa conseguir verificar a autenticidade do documento, assinatura, selo ou carimbo. Por isso, especialmente em documentos antigos ou provenientes de outra localidade, recomendamos consultar previamente o cartório escolhido.

Quanto custa apostilar um documento no Brasil?

O valor do apostilamento não é igual em todo o Brasil.

Nos termos da regulamentação do CNJ, os emolumentos cobrados por cada Apostila correspondem ao valor de uma Procuração Sem Valor Declarado, de acordo com a tabela vigente no Estado onde o serviço é realizado.

Como essas tabelas são atualizadas periodicamente e os valores podem variar bastante entre os Estados, não recomendamos utilizar preços encontrados em artigos antigos na internet.

Antes de enviar os documentos, consulte diretamente o cartório escolhido para confirmar o valor atual e as formas de pagamento disponíveis.

Quais países aceitam a Apostila de Haia?

A Convenção possui participantes em diversas partes do mundo e continua recebendo novas adesões.

Por isso, em vez de utilizar uma lista estática que pode ficar desatualizada, recomendamos consultar a relação oficial dos países para os quais a Convenção está atualmente em vigor.

Apostila de Haia em processos de cidadania

Nos processos de cidadania italiana e portuguesa, o apostilamento costuma fazer parte da preparação de documentos emitidos em outros países.

Mas existe uma ordem importante: primeiro é necessário descobrir quais documentos realmente serão exigidos. Só depois faz sentido investir em emissão de novas vias, apostilamento e, quando necessário, tradução.

Isso é especialmente importante em pesquisas genealógicas. Localizar uma certidão histórica é uma etapa diferente de preparar aquela certidão para uso em um processo de cidadania.